Whistleblowing Policy

1 Allgemeines

1.1 Gesetzliche Grundlage

Gesetzliche Grundlage für die Hinweisgeberschutzvorschriften in den EU-Mitgliedstaaten ist die EU-Richtlinie Nr. 2019/1937 vom 23.10.2019 („Whistleblowing-RL“). Jeder EU-Mitgliedstaat ist verpflichtet, die Regelungen der Whistleblowing-RL in sein nationales Recht umzusetzen. In Österreich ist dies durch das HinweisgeberInnenschutzgesetz (HSchG) erfolgt.

Diese Whistleblowing Policy gilt für alle Gesellschaften der HEAD-Gruppe, die in den Anwendungsbereich der Whistleblowing-RL fallen (jeweils eine „Gesellschaft“).

1.2 Definitionen

• Hinweisgeber: Natürliche Personen, die im Zusammenhang mit ihren Arbeitstätigkeiten erlangte Informationen über vermeintliche Verstöße melden oder offenlegen.
• Verstoß/Verstöße: Handlungen oder Unterlassungen, die rechtswidrig sind oder dem Ziel oder Zweck von nationaler Gesetzgebung oder Bestimmung, direkt anwendbarem EU-Recht, oder sämtliche unternehmensinterne Regelungen zuwiderlaufen.
• Repressalien: Direkte oder indirekte Handlungen oder Unterlassungen in einem beruflichen Kontext, die durch eine Meldung oder eine Offenlegung eines vermeintlichen Verstoßes ausgelöst werden und durch die den Hinweisgebenden ein ungerechtfertigter Nachteil entsteht oder entstehen kann.

1.3 Melderelevante Verstöße

Meldungen können unter anderem in folgenden Anwendungsbereich fallen (keine abschließende Aufzählung):

• Finanzdienstleistungen, Finanzprodukte, Finanzmärkte sowie Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung;
• Produktsicherheit und –konformität;
• Verkehrssicherheit;
• Umweltschutz;
• Verbraucherschutz; und
• Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten sowie Sicherheit von Netz- und Informationssystemen.

Das Hinweisgebersystem dient ausschließlich der Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen zu tatsächlichen oder vermeintlichen Verstößen. Es steht insbesondere nicht für allgemeine Beschwerden („Kummerkasten“) oder für Produkt- und Gewährleistungsanfragen zur Verfügung.

1.4 Grundsätze

Hinweisgeber können Mitarbeiter einer Gesellschaft (einschließlich Teilzeit- und befristet beschäftigter Mitarbeiter) sein, aber auch Bewerber, Praktikanten, Selbständige, sowie alle Personen, die für Auftragnehmer, Subunternehmer und Lieferanten einer Gesellschaft arbeiten.

Hinweisgeber müssen Verstöße in gutem Glauben melden, es muss also triftige Gründe zum Zeitpunkt der Meldung geben, aufgrund derer anzunehmen war, dass die Informationen über gemeldete Verstöße korrekt sind. Konkretes Wissen über tatsächliche Verstöße ist nicht zwingend notwendig – begründete Verdachtsmomente/Bedenken reichen aus.

Eine wissentlich absichtliche Falschmeldung ist inakzeptabel und berechtigt die Gesellschaft, gegen die betreffende Personen vorzugehen. Falschmeldungen können daher für die betreffende Person negative Folgen haben und außerdem dazu führen, dass sie für den Schaden, den jemand aufgrund einer solchen Falschmeldung erlitten hat, haftbar gemacht wird.

Aufgrund berechtigter Meldungen sind Hinweisgeber vor Repressalien, wie z.B. Kündigung, negative Leistungsbeurteilungen, Beendigung befristeter Arbeitsverträge, Schadenersatzforderungen, Mobbing, Diskriminierung usw., geschützt.

Hinweisgeber haben die Möglichkeit, anonym zu bleiben. Die Meldung ist auf Wunsch vertraulich zu behandeln.

2 Meldeverfahren

2.1 Einbringung der Meldung

Eine Person, die Informationen über einen vermeintlichen Verstoß sowie Fragen oder Bedenken bezüglich eines vermeintlichen Verstoßes hat, kann diese über eine der unten angeführten Meldeoptionen bekannt geben.

Die zur Verfügung stehenden Meldewege unterscheiden sich bei Mitarbeitern der HEAD-Gruppe und externen Hinweisgebern.

Unter gewissen Voraussetzungen stehen Hinweisgebenden auch externe Meldekanäle (nationale Behörden) zur Verfügung.

2.2.1 Meldekanäle für Mitarbeiter

Mitarbeitern der HEAD-Gruppe stehen folgende Meldewege zur Verfügung:

Online-Meldetool

Sämtliche Meldungen können online über das für die HEAD-Gruppe eingerichtete Whistleblowing-Meldetool abgegeben werden. Das Meldetool ist sicher und steht im Einklang mit dem geltenden Datenschutz- und Arbeitsrecht. Die Meldungen werden von der Rechtsabteilung auf vertraulicher Basis bearbeitet. Andere Abteilungen werden gegebenenfalls einbezogen, sofern es für die Bearbeitung der Meldung erforderlich ist.

Post

Meldungen können per Post erfolgen. Die Adresse dafür lautet:
HTM Sport GmbH
z.H. Whistleblowing (Amanda Neil)
Tyroliaplatz 1
2320 Schwechat
Österreich

E-Mail

Meldungen können per E-Mail an folgende Adresse erfolgen: Whistleblowing@head.com.

Telefonisch

Meldungen können telefonisch unter der Nr. +43 1 70 179 204 (Amanda Neil) abgegeben werden.

Persönlich

Meldungen können persönlich bei Amanda Neil, HTM Sport GmbH, Tyroliaplatz 1, 2320 Schwechat, Österreich, abgegeben werden.

2.2.2 Meldekanäle für externe Hinweisgeber

Externen Personen (z.B. Lieferanten, Kunden usw.) stehen folgende Meldewege zur Verfügung:

Post

Meldungen können per Post erfolgen. Die Adresse dafür lautet:
HTM Sport GmbH
z.H. Whistleblowing (Amanda Neil)
Tyroliaplatz 1
2320 Schwechat
Österreich

E-Mail

Meldungen können zudem per E-Mail an folgende Adresse erfolgen: Whistleblowing@head.com.

Telefonisch

Meldungen können telefonisch unter der Nr. +43 1 70 179 204 (Amanda Neil) abgegeben werden.

Persönlich

Meldungen können auch persönlich bei Amanda Neil, HTM Sport GmbH, Tyroliaplatz 1, 2320 Schwechat, Österreich, abgegeben werden.

2.3 Inhalt der Meldung

Bei der Meldung sollte der Hinweisgeber so viele Informationen wie möglich offenlegen. Sofern bekannt, sollte der Hinweisgeber die folgenden Angaben machen:

• Eine kurze Beschreibung des Vorfalles.
• Wann hat sich der Vorfall ereignet?
• Wo hat sich der Vorfall ereignet?
• Welche Personen sind an dem Vorfall beteiligt?
• Welche Gesellschaften sind betroffen?
• Welche Abteilungen sind betroffen?
• Worauf bezieht sich der Verdacht?
• Sind Sie Mitarbeiter des betroffenen Unternehmensbereichs?
• Name des Hinweisgebers (oder Angabe des Wunsches nach Anonymität).
• Datum und Zeitpunkt, an dem die Meldung erstellt wurde.

2.4 Bearbeitung der Meldung

Wenn die Meldung über das Online-Meldetool abgegeben wurde oder Kontaktdaten angegeben wurden, erhält der Hinweisgeber innerhalb von sieben Tagen nach Eingang der Meldung eine Empfangsbestätigung.

In weiterer Folge erhält der Hinweisgeber innerhalb von drei Monaten nach Eingang der Meldung eine Antwort, in der die Maßnahmen dargelegt werden, die zur Behebung der Angelegenheit ergriffen werden, oder die Gründe, warum die Angelegenheit nicht weiterbearbeitet werden kann.

Der Hinweisgeber kann aufgefordert werden, zusätzliche Informationen zu liefern, wenn es für die weitere Bearbeitung des Hinweises notwendig ist.

3 Datenschutz

Jede Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß dieser Whistleblowing Policy und den nationalen Gesetzen erfolgt nach Maßgabe der Verordnung (EU) 2016/679 vom 17.04.2016 (Datenschutz-Grundverordnung; „DSGVO“) und der innerhalb der Head-Gruppe umgesetzten DSGVO-Richtlinien.

Allgemeine Information

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch eine Gesellschaft (Verantwortlicher) im Zusammenhang mit einer Meldung (etwa Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Adresse und weitere für die Bearbeitung der Meldung zu erhebende Daten) beruht auf den gesetzlichen Ermächtigungen bzw. Verpflichtungen zum Zwecke der Aufklärung erfolgter Meldungen.

Übermittlung

Die aufgrund einer Meldung zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten können möglicherweise an andere Gesellschaften der HEAD-Gruppe (Details unter https://www.head.com/about/locations/) innerhalb und außerhalb der EU/EWR unter Berücksichtigung datenschutzrechtlicher Vorgaben übermittelt werden. Es kann außerdem vorkommen, dass eine Gesellschaft personenbezogene Daten auch an zuständige Behörden, z.B. Strafverfolgungsbehörden, Finanzämter, Gerichte, Beratungsunternehmen und Rechtsvertreter, übermitteln muss.

Bei einer Meldung über das Online-Meldetool können personenbezogene Daten für die technische Umsetzung auch an den Dienstleistungsanbieter weitergegeben werden. Nähere Informationen finden sich in der Datenschutzrichtlinie des Online-Meldetools.

Speicherdauer

Personenbezogene Daten, die eindeutig nicht für die Bearbeitung einer Meldung notwendig sind, sind nicht zu erheben oder, falls sie versehentlich erhoben wurden, sofort zu löschen.

Ansonsten speichert die Gesellschaft personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die Bearbeitung einer Meldung erforderlich ist oder ein berechtigtes Interesse an der Speicherung der personenbezogenen Daten besteht. Eine Speicherung kann darüber hinaus so lange erfolgen, als dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, wie etwa Aufbewahrungspflichten, vorgesehen wurde. Anschließend werden sämtliche personenbezogenen Daten gelöscht, gesperrt oder anonymisiert.

Betroffenenrechte

Grundsätzlich besteht das Recht auf Auskunft, Löschung, Berichtigung der Daten, Einschränkung der Verarbeitung, Widerruf der Zustimmung zur Datenverarbeitung (falls eine solche erteilt wurde), Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Für die Ausübung dieser Rechte kann eine E-Mail an privacy@head.com gesendet werden. Des Weiteren besteht auch das Recht einer Beschwerde gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Datenschutzbehörde.

Oben genannte Rechte finden für die Dauer der Durchführung eines verwaltungsbehördlichen/gerichtlichen Verfahrens oder eines Ermittlungsverfahrens nach der Strafprozessordnung auf von einer Meldung betroffenen Personen keine Anwendung, solange und soweit es zum Schutz der Identität der Hinweisgeber und sonstigen durch das Gesetz geschützten Personen und zur Erreichung der oben genannten Zwecke erforderlich ist. Insbesondere auch, um Versuche der Verhinderung, Unterlaufung oder Verschleppung von Hinweisen oder von Folgemaßnahmen aufgrund von Hinweisen zu unterbinden.